VPS_longlogo2

Ideellt arbete från A till Ö

Den här sidan innehåller ett antal principer som VolunteerPower Sweden, baserat på mångårig erfarenhet av uppbyggnad och vidareutveckling av frivilligorganisationer i Sverige och utomlands, rekommenderar för att främja positiv utveckling inom ideell verksamhet. Använd gärna materialet för reflektion och debatt, tipsa andra om sidan eller diskutera i vår Facebookgrupp!

Vi erbjuder kurser, workshops och konsultstöd inom organisationsutveckling bl.a. kring de ämnen som behandlas nedan samt mallar och verktyg för användning inom ideell verksamhet. Aktiviteter kan anpassas specifikt till er organisations behov. Kontakta oss gärna för mer information!

Alla kan bidra med något och alla funktionärer, medlemmar och anställda i er organisation bidrar till en helhet oavsett uppgift. Har ni ett bra helhetssystem som öppnar för att alla känner sig värdefulla, sedda och kan bidra effektivt tillsammans i ett positivt arbetsklimat?
 
Bygg organisationen långsiktigt, inte bara med fokus på det här verksamhetsåret utan gärna på 3-5 års sikt. Utveckling tar tid, och långsiktig planering och perspektiv lönar sig i längden. Regelbundna och systematiska utvecklingsdiskussioner gör stor nytta för er organisation!
 
Centralstyrning är nödvändig i viss mån och i vissa sammanhang (tex. organisationsmål, vision och kommunikationsriktlinjer). Undvik för hård styrning, som kan hämma kreativitet. Delegera med tydliga ramar istället och öppna upp för kreativitet i organisationen!
Dokumentera det ni gör! Dels i foto och video, men också i siffror - kvantifiera och analysera det ni åstadkommer vilket hjälper för att sätta verksamhetsmål. Samla detta i rapporter och lägg tid på att presentera och visa upp er goda verksamhet både externt och internt!
 
Effektivitet är i högsta grad viktigt för ideella organisationer eftersom man ofta har begränsade resurser ekonomiskt och personalmässigt. Ofta handlar detta om att ha en tydlig plan och att prioritera resurser för de delar av verksamheten som ger störst resultat.
 
Frivillighet kommer från varje individ och är baserat på var och ens motivation och förmåga. Som ledare i en frivilligorganisation är det viktigt att ha förståelse genom att lära känna sina medlemmar. Var och en har olika förutsättningar för att delta i verksamheten, och behöver få utrymme att bidra på ett sätt som passar bäst för dem.
Gemenskap är en absolut grundpelare i ideella organisationer. Att lägga vikt vid att bygga en "vi"-känsla, att gemensamt arbeta mot samma mål, att ha en vänskap inom gruppen, skapar en positiv och attraktiv miljö där alla trivs och nya medlemmar känner sig välkomna.
 
Hållbar utveckling (sustainability) är ett högaktuellt ämne inom organisationsutveckling. Tänk på längre sikt när ni planerar er verksamhet, både vad gäller mål, rekrytering och hur ni bäst och mest effektivt bidrar till samhällets behov positivt genom er organisation.
 
Ideellt engagemang är en resurs som måste tas väl vara på, precis som tid och pengar. Arbetet med att motivera alla inblandade i er organisation och skapa en känsla av gemensamhet och meningsfullhet i det ni åstadkommer är en utmaning som rätt hanterad ger stor utdelning.
Jämför er verksamhet med andra i branschen (benchmarking) för att nå till nästa nivå. Hur kan ni bli ännu bättre på det ni gör? Vilka lösningar använder andra runt omkring er? Dela erfarenheter med andra ideella organisationer. Uppfinn inte hjulet på nytt!
 
Kommunicera med ambition! Formulera ert budskap och beskriv er verksamhet tydligt, och använd sedan alla tillgängliga kanaler. Era medlemmar, hemsida, sociala medier, nyhetsbrev, massmedia, partners, nätverk. Skapa en kommunikationsplan på kort och lång sikt. Visa upp er goda verksamhet så att fler kan få ta del av den!
 
Ledarskap är nyckeln i en effektiv organisation. I ideell verksamhet skapas effektivt ledarskap ofta i samband med att man "kavlar upp ärmarna" och skapar verksamhet tillsammans, såväl vid mötesbordet som på marken. Kombinerat med god strategisk ledning, klara direktiv och delegering står dörren till framgång öppen!
Medlemmarna är det viktigaste av allt i ideella organisationer. Medlemsvård bör ligga som prioriterad fråga året runt. Positiv och givande verksamhet och regelbunden, professionell kommunikation ger en positiv medlemsupplevelse och fler som stannar hos er.
 
Nätverkande - ensam är sällan stark. Bygg kontakter och ta nytta av era samarbetspartners och uppdragsgivare (riksorganisation eller myndigheter tex). Dela erfarenheter, arbeta tillsammans i projekt, och låt andra hjälpa er att få ut ert budskap. Glöm inte sociala medier som ett kraftfullt verktyg för att nätverka även online!
 
Omtanke om varandra inom organisationen bör på ett eller annat sätt vara en del av er värdegrund. Ideella organisationer bygger på sina medlemmar och det finns även en viktig social dimension i den gemensamma verksamheten. Ta väl hand om era egna! Respekt, öppenhet, och samarbete ger både trivsel och resultat.
Planering kan man sällan få för mycket av och bör vara ett systematiskt arbete under hela året. Lägg kontinuerligt tid både på kort- och långsiktig planering och följ upp både den verksamhet som ligger närmast till hands och hur ni ligger till i förhållande till era långsiktiga mål. Ta fram en tydlig verksamhetsplan som så många som möjligt får ta del av och vara delaktiga i att skapa.
 
Quit finding problems and look for solutions!
Se lösningar istället för problem. Det är ibland lätt att fokusera för mycket på varför något är svårt eller krångligt. Överlag, försök skapa en ambitiös arbetskultur där man är van att översätta "det kan vi inte göra för att..." till "om vi gör så här är det faktiskt möjligt"!
 
Resultat är något många ideella organisationer kan bli bättre på att dokumentera och presentera. Se till att kvantifiera och rapportera det ni gör på ett professionellt sätt (antal aktiviteter, antal personer som nåtts av er verksamhet, antal frivilligtimmar etc). Det ger er både mer trovärdighet, kraft i ert budskap och egen inspiration. Ofta har man åstadkommit mer än man tror!
Sociala medier är ett mycket viktigt verktyg för ideella organisationer idag. Facebook, Twitter etc kan användas både för att kommunicera externt (rekrytera, visa upp er verksamhet mot partners, finansiärer etc) och nå ut internt (informera och motivera medlemmar). Se till utse flera ansvariga för att hantera era sociala medier.
 
Teamwork är A och O i alla organisationer, inte minst ideella organisationer som bygger på sina medlemmars engagemang. Tänk över hur ni kan utveckla individer, ledare och grupper inom er organisation, och sträva efter diversitet vad gäller faktorer som ålder, kön och bakgrund. Samlade olika erfarenheter ger stort mervärde!
 
Utveckling av organisationen är något alla har del av och bör ta ansvar för gemensamt! Utveckling sker naturligt men går snabbare med effektiv planering både för kvalitativ (mognad i verksamheten) och kvantitativ utveckling (tillväxt). Har ni en utvecklingsplan?
Vision, den övergripande målbilden som er organisation strävar mot på lång sikt (vart ni vill nå) och mission (mer konkret en beskrivning av hur er organisation arbetar för att nå dit) är värda att lägga ner tid på att arbeta med och formulera tydligt. Det skapar klarhet både för er själva och andra om er verksamhet och era prioriteter.
 
Webben – investera i er hemsida! Se till att materialet på er hemsida är attraktivt med genomarbetat text- och bildmaterial som på ett positivt och professionellt sätt beskriver er verksamhet. Ge er webmaster regelbunden information att lägga upp, och integrera er hemsida med era sociala medier. Marknadsför er hemsida i alla möten!
eXperimentera - låt er inte begränsas av existerande arbetssätt. Frasen "så här har vi alltid gjort" är sällan till gagn för en organisations utveckling och tillväxt. Tänk nytt, tänk kreativt, och pröva nya lösningar, aktiviteter och koncept. Använd kreativiteten hos era funktionärer!
 
Yttre faktorer kan påverka er organisation både positivt och negativt. Se till att ni har en bra omvärldsbevakning inom ert område och reagera om något inträffar som påverkar er. Koppla del av er marknadsföring till aktuella händelser och debattämnen för större genomslagskraft.
 
Zooma ut ibland och se verksamheten ur ett bredare perspektiv! Glöm för ett ögonblick praktikaliteter kring möten och formalia. Vart är ni på väg på längre sikt? Vad vill ni åstadkomma på sikt? Skapar ni samhällsnytta på bästa sätt? Kan ni förändra något för att bli ännu bättre? Var ambitiösa och tänk stort så blir resultatet därefter!
Återanvänd bra lösningar som redan skapats av andra. Det är synd att uppfinna hjulet om och om igen! Sök efter andra metoder som andra använder framgångsrikt i er bransch och använd eller anpassa dessa till er verksamhet. Dela också med er av era egna erfarenheter!
 
Ändra på arbetssätt efter behov. En effektiv verksamhet är ständigt i förändring! Allteftersom er organisation och er gemensamma erfarenhet växer skapas även nya möjligheter. Det är därför bra att se över organisationens arbetsmetoder åtminstone på årsbasis med öppet sinne.
 
Öppen kommunikation är mycket viktigt för effektivt arbete i ideella organisationer. Informera och ha en öppen dialog så att alla i organisationen känner till planer och strategi och vet vad som händer. Dela och sprid information till alla som behöver det. Vid konflikter - ta upp detta i en öppen diskussion för att lösa problem.


Materialet på denna sida är framtaget av Patrik Vuorio, grundare av VolunteerPower Sweden, som både har utvecklat ideell verksamhet från grunden och vidareutvecklat genom projekt i olika organisationer både i Sverige och utomlands under många år, samt verkat i en mängd roller från frivillig ledningsfunktionär till operativ chef och utvecklingschef för nationell frivilligorganisation utomlands.

Skicka gärna feedback till oss och bidra med dina tankar!